Você sabia que existe uma ferramenta de gestão gratuita capaz de revolucionar a forma de fazer seus planejamentos?
O nome dela é 5W2H, e pode ser utilizada desde o planejamento da contratação de um colaborador até o planejamento de um projeto complexo.
E o melhor de tudo é que, provavelmente, você vai levar de 10 minutos a no máximo 1 hora para finalizar um planejamento com a 5W2H.
Difícil de acreditar?
Então vamos te mostrar o passo a passo!
Mas afinal, o que significa essa sigla 5W2H?
Apesar do nome parecer difícil, a sigla 5W2H é bem autoexplicativa quando você descobre do que se trata.
São, literalmente 5 W´s e 2 H´s para você se lembrar:
5 W:
1 – What? (o que?)
Essa pergunta ajuda a delimitar exatamente o projeto que será feito.
Muitas vezes, temos uma ideia vaga e só quando se “coloca no papel” é possível entender que, normalmente, o que parecia ser um só projeto são vários projetos diferentes.
Nesse caso, vale fazer um 5W2H para cada um dos projetos separadamente.
2 – Why? (por que?)
Essa pergunta, que parece até óbvia ou desnecessária, é importante para ajudar a eliminar vários projetos e ações que serão inúteis para a sua empresa.
Entender qual a motivação por trás de uma ação é capaz de transformar o projeto em si, modificando-o para atender o objetivo do projeto.
Portanto, seja claro e não pule essa pergunta, ok?
3 – Where? (onde?)
Essa é uma pergunta que também parece óbvia, mas não é.
Embora o projeto seja da sua empresa, às vezes ele será executado externamente, e especificar onde ele será executado vai te ajudar a planejar melhor a logística do projeto.
E, mesmo que seja feito dentro da sua empresa, é interessante especificar exatamente o local, seja uma sala de reunião ou um galpão.
Entre outras razões, essa pergunta serve também para lhe ajudar até mesmo a garantir que não se esquecerá de reservar o local caso seja necessário.
4 – When? (quando?)
É sempre bom trabalhar com datas, pois isso vai ajudar a estabelecer os prazos do projeto.
Aqui você deve colocar a data de entrega, ou seja, o deadline, para a partir daí separar o projeto em etapas caso seja necessário. Tendo sempre em mente a data em que o projeto deve ser finalizado.
5 – Who? (quem?)
Nessa etapa, você responsabiliza uma ou mais pessoas pela execução do projeto.
No caso da variação 5W3H, na parte de “How many” você entende quantas pessoas você precisa para isso.
2H:
1 – How? (como?)
Essa é uma etapa mais elaborada do projeto, uma vez que você já definiu as questões mais essenciais.
Agora é hora de definir os processos e o método que será utilizado para concluir esse projeto.
Utilize essa etapa para manter o foco e não se perder pelo caminho utilizando recursos e realizando ações que não serão aproveitados no futuro.
2 – How much? (quanto vai custar?)
Principalmente se tratando de negócios, é fundamental contabilizar quanto esse projeto vai custar para o cofre da sua empresa.
Seja detalhista e específico!
Ao terminar de responder essas 7 perguntas, você já tem um mapa de ação para qualquer atividade, projeto ou ação que a sua empresa precise executar.
Inclusive, a 5W2H pode ser usada para qualquer coisa mesmo, até na sua vida pessoal.
Imagine que você vai planejar uma festa, uma viagem ou um projeto de caridade.
As 7 perguntas são válidas do mesmo jeito!
Existem ainda duas variações para essa ferramenta: o 5W1H (sem o “H” de “How much?”) e o 5W3H (com um “H” referente a “How many?”, ou seja, Quantos?).
Ambas podem ser utilizadas se for mais interessante para aquilo que você necessita.
Aliás, adaptar é uma habilidade fundamental para realmente conseguirmos incorporar ferramentas no nosso dia a dia, então sinta-se livre para adaptá-las às reais necessidades da sua empresa.
Como encaixar o 5W2H no dia a dia?
Agora que você já conhece bastante o 5W2H e percebeu que é uma ferramenta de fácil aplicação, é hora de colocar a mão na massa e começar a utilizá-la em seus projetos.
Vamos entender exatamente tudo que você precisa para aplicar o 5W2H de uma forma realmente eficiente para sua empresa:
Passo 1 – Definir uma estratégia de ação
Apesar de ser uma ferramenta incrível, o 5W2H só funciona bem se você já tiver definido uma estratégia de ação.
Portanto, antes de usar a ferramenta, certifique-se de que você sabe bem o que é preciso ser feito, ou seja, que as ações já foram determinadas previamente.
Passo 2 – Tenha uma planilha que você possa acessar depois
Apesar de ser uma lista muito simples de 7 perguntas, colocá-las em uma planilha simples de Excel vai facilitar muito a implementação do seu plano de ação.
Além disso, você vai poder utilizar como modelo das próximas vezes e fica como consulta para outros colaboradores.
Portanto, já faça o 5W2H em uma planilha, ok?
Passo 3 – Não pule etapas
O 5W2H foi feito para ser utilizado nessa ordem de perguntas e cada uma delas é importante pra responder a próxima, portanto, siga a ordem.
Você levará, em média, entre 10 minutos a 1 hora para preencher!
Como o 5W2H vai beneficiar a minha empresa?
Ferramentas de gestão são fundamentais para otimizar a empresa, trazendo agilidade e incorporando processos que facilitam muito o dia a dia.
Além do mais, esses processos podem ser utilizados na criação de produtos e até mesmo para definir novos setores dentro da sua empresa.
Agora que você já conhece melhor essa ferramenta, use a imaginação a seu favor para se beneficiar deste conceito nas várias etapas e áreas do seu negócio.
